VAT nie taki straszny

Detalista na początek musi sobie odpowiedzieć na jedno podstawowe pytanie: czy wzrost stawek VAT będzie jego czy też klientów obciążeniem, tj. czy zachowa dotychczasowe ceny brutto i w oparciu o nową stawkę VAT dostosuje ceny netto, czy też wraz ze wzrostem stawki podniesiona zostanie cena brutto. Ważne jest, aby do zmiany stawek VAT przygotować się wcześniej i nie odkładać tego na ostatnią godzinę. Dotyczy to zwłaszcza towarów w stawkach 7% oraz 0%. W pierwszym przypadku część z nich będzie miała stawkę 8%, zaś część wpadnie do stawki 5%. Podobnie wygląda sytuacja dla towarów w stawce 0% – część pozostanie w tej stawce, ale część przejdzie do stawki 5%. Dlatego, aby uniknąć zmian w ostatniej chwili, można przygotować się wcześniej. Towary z problematycznymi stawkami VAT można oznaczyć – te które miały zmianę stawki VAT w górę oraz w dół. Do oznaczenia najlepiej nadają się cechy towarów. Następnie można już przystąpić do zmiany stawek VAT w kartotekach towarowych.„W celu ułatwienia przeprowadzenia wszystkich operacji związanych ze zmianami prawnymi, w wersji 1.25 systemu InsERT GT, wprowadzony został kreator zmian VAT. Kreator jest wspólny dla wszystkich programów linii GT (poza Gratyfikantem GT) z tym że opcje, które nie dotyczą programu, z którego uruchamiany jest kreator są niedostępne („wyszarzone”) Przykładowo opcje dotyczące Rewizora GT, są niemożliwe do wykonania w Subiekcie GT. Kreator dostępny jest z menu głównego „Narzędzia”, jako opcja „Uruchom kreator zmian VAT” i może być uruchamiany przez wszystkich użytkowników, ale wykonywany wyłącznie przez użytkownika o uprawnieniach szefa” – mówi Arkadiusz Mazur, Kierownik Działu opieki posprzedażnej InsERT S.A. – „Kreator zmian i składa się z dwóch ekranów. W pierwszym ekranie wybiera się zbiór towarów, z którego możliwe będzie wykonanie zmian. Zbiór określa się jako podzbiór kartoteki towarowej, a elementami które selekcjonują towary są filtry rodzaju (towar, komplet, usługa, opakowanie), grupy oraz cechy towaru. W tym samym oknie należy wybrać, jakie zmiany przypisania podatku od towarów i usług w kartotece towarowej mają zostać wykonane. Zmiany te przedstawione są jako znaczniki. Można zaznaczać je pojedynczo (każda zmiana oddzielnie), jak i zbiorczo, z tym że z przyczyn oczywistych nie można jednorazowo zamienić stawki 7% na 5% oraz 7% na 8%. Dostępne są następujące możliwości zmiany: 22% na 23%, 7% na 8%, 7% na 5%, 3% na 5%, 0% na 5%, 6% na 7%, przy czym dotyczy to stawki zakupu towaru. Kolejnym parametrem, który trzeba określić jest sposób wyliczenia ceny, po zmianie stawki VAT. Do wyboru dostępne są dwa sposoby: od ceny brutto lub od ceny netto. Pierwszy z nich polega na zachowaniu ceny brutto, oraz wyliczeniu nowej ceny netto. Spowoduje to, iż nie zmienią się ceny brutto towarów, co z kolei może uchronić sprzedawcę np. od aktualizacji cen towarów na półkach, „przemetkowania” towarów będących na stanie w magazynie, zmianie cen w kasach fiskalnych oraz wagach etykietujących. Ale spowoduje, iż to sprzedawca poniesie koszty podwyższenia podatku VAT. Drugi sposób oznacza zachowanie dotychczasowej ceny netto i na jej podstawie wyliczenie nowej ceny brutto. Oznaczać to będzie, iż podwyżka ceny z powodu zmiany podatku zostanie przeniesiona na klienta. W tym przypadku jednak, użytkownik musi liczyć się z koniecznością aktualizacji cen w miejscach, których nie musiał tego robić korzystając z pierwszego sposobu.” Drugi ekran pokaże się po kliknięciu przycisku „dalej”. Zawiera on listę asortymentu wyselekcjonowanego w pierwszym kroku, z możliwością zaznaczenia i odznaczania pojedynczych towarów. Tylko towary zaznaczone, będą miały wykonane zmiany. Program domyślnie zaznacza wszystkie towary, oraz umożliwia zarówno pojedyncze, jak i zbiorcze zaznaczanie i odznaczanie towarów. Ważna informacja: krok zmiany przypisania stawek VAT towarom może być – w przeciwieństwie do innych kroków – wykonywany wielokrotnie, do czasu, gdy istnieją w kartotece towarowej pozycje z niezmienionymi stawkami VAT. Program zapamiętuje, którym towarom stawka VAT została już zmieniona i nie proponuje ponownie zmian dla nich. Użytkownik dostaje ponadto informacje, ile razy uruchamiana była już operacja zmiany VAT.W przypadku drukarek fiskalnych należy pamiętać, iż z powodu możliwej niejednokierunkowej zmiany stawki VAT w drukarce, urządzenie może w czasie fiskalizacji zablokować pewien zbiór towarów. O ile urządzenie pozwala na to, można sprawdzić te dane towarów lub wydrukować zestaw zablokowanych towarów. W przypadku zablokowania pojedynczych towarów, można je zmieniać z poziomu kartoteki towaru. „Jednak w przypadku konieczności wykonania większej ilości zmian, polecam skorzystanie z narzędzia do zbiorczej zmiany nazwy fiskalnej. Dobrze by operacja ta pozwalała nie tylko na nadawanie nowych nazw, ale również zmodyfikowanie już istniejących. Szczególnie pomocne mogą okazać się opcje wstawienia prefiksu, sufiksu lub tekstu po określonej pozycji. Operacja dostępna jest w Kasiarzu GT, w menu głównym „Narzędzia” jako opcja „Nadaj nazwy fiskalne”. Operacja ta pozwala nie tylko na nadawanie nowych nazw, ale również zmodyfikowanie już istniejących. Opcja wstawienia prefiksu spowoduje wstawienie na początku nazwy fiskalnej, wybranego przez użytkownika znaku lub znaków. Podobnie działa opcja dodania sufiksu, z tym, że wybrane przez użytkownika znaki dodaje na końcu nazwy. Ostatnia opcja wstawi wybrany przez użytkownika znak/znaki „w środku” nazwy, po wybranej pozycji” – mówi Arkadiusz Mazur.Można także profilaktycznie dokonać zmiany nazwy fiskalnej dla całego asortymentu. Trzeba jednak pamiętać, iż zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów drukarkom fiskalnym, zapamiętują one historię zmian podatku dla każdego sprzedanego towaru (czyli z jaką stawką towar został sprzedany, przy czym identyfikacja towarów odbywa się po nazwie). Operacja profilaktycznej zmiany nazw, może spowodować zapełnienia pamięci nazw towarów w drukarce. Objawiać się to będzie pojawianiem się komunikatu na drukarce: „Baza towarów jest zapełniona” lub podobnym. W takim wypadku konieczne będzie wykonanie kasowania pamięci nazw w urządzeniu. Jeśli producent udostępnia narzędzie do jego wykonania – można je przeprowadzić samemu. W przeciwnym razie należy skontaktować się z serwisantem. Odnośnie kas fiskalnych, w większości przypadków, zmiana stawek VAT będzie wiązała się z usunięciem wszystkich towarów z kasy i zaprogramowaniem jej już zmienionymi towarami. Brzmi banalnie ale pomijając stosy rolek papieru, które w czasie tych operacji będą zadrukowane, operacje te są niestety bardzo czasochłonne. Oczywiście można sobie wyobrazić opracowanie sposobów szybszych, ale powinny być one stosowane przez bardzo doświadczonych i świadomych serwisantów.„Po wykonaniu zmian w przypisaniu podatku od towarów i usług wraz z zachowaniem ich ceny netto, może okazać się iż wyliczone w ten sposób ceny nie spełnią oczekiwania użytkowników. Aby dostosować ceny towarów po zmianach do takich, jakich oczekuje użytkownik, należy się posłużyć mechanizmem przeceny. W wersji 1.25 Subiekta GT poza standardowymi sposobami zaokrąglania podana została możliwość zaokrąglania wyliczanych cen do „dziewiątek na końcu” – radzi Arkadiusz Mazur. Należy również pamiętać, że jednocześnie ze zmianą stawek VAT od pierwszego stycznia wchodzi w życie także nowa klasyfikacja towarów i usług (PKWiU) zastępując używaną do tej pory klasyfikację z 1997 roku.Po rozpoczęciu roku 2011, przez pewien czas obok nowych stawek VAT, funkcjonować będą stawki sprzed nowelizacji ustawy. Musi zatem istnieć taka ewentualność, iż „starych stawek” trzeba będzie używać na dokumentach (dotyczy to zwłaszcza dokumentów korygujących). Podobnie z wydrukami rejestrów VAT – dostępne powinny być wzorce wydruków na okres przejściowy, zawierające zarówno stawki sprzed, jak i po nowelizacji.  Materiał przygotowany we współpracy z firmą InsERT