Szanowni Państwo,
w efekcie współpracy Magazynu Hurt i Detal oraz Kancelarii Prawniczej Argos s.c. KMW Lubelscy mamy przyjemność zaprezentować nowy cykl artykułów – drobnych porad prawnych. W kolejnych publikacjach będziemy starali się przedstawić zagadnienia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w sektorze handlu. Tematykę porad czerpiemy z naszej codziennej pracy w ramach grupy eksperckiej FMCG. Będziemy wdzięczni za wszelkie zapytania – w miarę możliwości postaramy się na nie odpowiadać.
Jak przystało na rasowych prawników, na wstępie musimy jednak zastrzec kilka uwag:
- Po pierwsze, udzielane tutaj informacje prawne mają charakter abstrakcyjny. Zawarte w nich rady nie zawsze będą pasować do Państwa sytuacji. Serdecznie radzimy, aby przed każdą ważniejszą sprawą zasięgnąć opinii profesjonalnego prawnika (radcy prawnego, adwokata).
- Po drugie, proszę mieć na uwadze, że stan prawny w Polsce ulega bardzo dynamicznym zmianom. Zmienia się również orzecznictwo – po prostu pewnego dnia Sądy zaczynają uważać, że dotychczasowa linia orzecznictwa była jednak błędna, a w podobnych do przednich sprawach zaczynają wydawać odmienne wyroki. Zatem porada sprzed kilku miesięcy może być już nieaktualna.
- Po trzecie, staramy się pisać nasze teksty możliwie w jak najbardziej przystępny sposób, używając zrozumiałego, codziennego słownictwa. Niestety zmniejsza to trochę precyzję wypowiedzi, gdyż często musimy odchodzić od sformułowań ustawowych, na rzecz zwrotów potocznych. Mamy jednak nadzieję, że dzięki temu zabiegowi nasze teksty będzie się dało w miarę bezboleśnie przeczytać.
Podsumowując sugerujemy zawsze zachowywać ostrożność oraz zdrowy dystans do wszelkich informacji zamieszczanych w internecie.
***
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w sektorze sprzedaży są narażeni na wiele niebezpieczeństw. Wśród potencjalnych zagrożeń wymieniane są m.in. nadużycia, których dopuszczają się zatrudnieni w firmach pracownicy. Na pozór drobne oszustwa generują ogromne straty dla przedsiębiorstw. Tylko w ostatnich latach z powodu nieuczciwych pracowników ucierpiało prawie 80% pracodawców. Zgodnie z danymi opublikowanymi przez Uniwersytet Szczeciński szacowane straty, tylko w handlu detalicznym, sięgają aż 2,6 mld zł rocznie. Wskazane nieprawidłowości mogą zatem w sposób istotny zaważyć na kondycji finansowej przedsiębiorstw.
Jak więc, mając na uwadze dostępne środki prawne, zabezpieczyć swoje interesy przed nierzetelnymi i nieuczciwymi pracownikami, którym pracodawca powierzył mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się?
Powszechnie stosowaną, zawłaszcza w sprzedaży detalicznej, metodą zwiększania zakresu odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy jest zawieranie tzw. umów o współodpowiedzialności za mienie łącznie powierzone pracownikom z obowiązkiem wyliczenia się. To tanie i proste do wprowadzenia rozwiązanie.
Umowy te dla swej ważności winny być zawarte z grupą pracowników (tj. co najmniej z dwoma pracownikami) na piśmie. W swej treści winny określać, w jakiej części poszczególni pracownicy odpowiadają za tzw. niedobór (tj. szkodę w majątku pracodawcy), a także okres, w ciągu którego nieobecność pracownika nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. W tym miejscu nadmienić należy, iż brak uregulowań w zakresie odpowiedzialności poszczególnych pracowników skutkuje jedynie przyjęciem, iż odpowiadają oni w częściach równych. Wyjątek stanowi sytuacja, w której powstanie niedoboru jest zawinione przez konkretnego pracownika. W takim przypadku odpowiada on w całości za wyrządzoną pracodawcy szkodę. W razie stwierdzenia natomiast, że niedobór w całości lub w części spowodowany został przez niektórych pracowników, za całość niedoboru, lub określoną jego część, odpowiadają tylko sprawcy szkody, co nie wyłącza ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej.
Jak więc, mając na uwadze dostępne środki prawne, zabezpieczyć swoje interesy przed nierzetelnymi i nieuczciwymi pracownikami, którym pracodawca powierzył mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się?
Powszechnie stosowaną, zawłaszcza w sprzedaży detalicznej, metodą zwiększania zakresu odpowiedzialności za szkody wyrządzone pracodawcy jest zawieranie tzw. umów o współodpowiedzialności za mienie łącznie powierzone pracownikom z obowiązkiem wyliczenia się. To tanie i proste do wprowadzenia rozwiązanie.
Umowy te dla swej ważności winny być zawarte z grupą pracowników (tj. co najmniej z dwoma pracownikami) na piśmie. W swej treści winny określać, w jakiej części poszczególni pracownicy odpowiadają za tzw. niedobór (tj. szkodę w majątku pracodawcy), a także okres, w ciągu którego nieobecność pracownika nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. W tym miejscu nadmienić należy, iż brak uregulowań w zakresie odpowiedzialności poszczególnych pracowników skutkuje jedynie przyjęciem, iż odpowiadają oni w częściach równych. Wyjątek stanowi sytuacja, w której powstanie niedoboru jest zawinione przez konkretnego pracownika. W takim przypadku odpowiada on w całości za wyrządzoną pracodawcy szkodę. W razie stwierdzenia natomiast, że niedobór w całości lub w części spowodowany został przez niektórych pracowników, za całość niedoboru, lub określoną jego część, odpowiadają tylko sprawcy szkody, co nie wyłącza ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej.
Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym wskazaną umowę można zawrzeć maksymalnie z 8, 12 bądź też 16 osobami, pracującym odpowiednio na jedną, dwie lub trzy zmiany oraz z 24 pracownikami pracującymi na jedną zmianę, m.in. w zakładach usługowych, zakładach żywienia zbiorowego czy też w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych. Podkreślić należy, iż każda zmiana w składzie osobowym współodpowiedzialnych pracowników powoduje konieczność zawarcia nowej umowy, albowiem umowa wcześniej zawarta przestaje obowiązywać z mocy prawa.
Zawarcie umowy w zakresie współodpowiedzialności za mienie powierzone znacznie wzmacnia pozycję pracodawcy w ewentualnym sporze sądowym. Powyższe jest związane z funkcjonowaniem tzw. „domniemania odpowiedzialności pracownika”, co w praktyce oznacza, iż pracodawca jest zobowiązany do wykazania zaledwie dwóch okoliczności, tj. prawidłowego przekazania mienia w warunkach umożliwiających jego rzeczywiste dopilnowanie oraz nierozliczenie się z niego przez pracownika. Wszelkie pozostałe kwestie, które ewentualnie mogłyby wywierać wpływ na ustalenie zakresu odpowiedzialności, zobowiązany jest wykazać sam pracownik. Prawnik obsługujący przedsiębiorstwo będzie miał zatem ułatwione zadanie, a szanse wygrania wzrosną. To ważne, gdyż, delikatni mówiąc, obecnie w Sądach Pracy pracodawcy nie są zbytnio faworyzowaną stroną procesu.
Realna skuteczność zabezpieczenia w postaci zawarcia omawianej umowy jest jednakże w dużej mierze związana z możliwościami finansowymi pracowników, odpowiedzialnych za szkodę zaistniałą w majątku pracodawcy. Zaznaczyć bowiem należy, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami pracownik będzie odpowiadał za powstałe straty w całości swoim majątkiem teraźniejszym i przyszłym. Zatem w sytuacji, gdy pracownik nie będzie posiadał majątku o wartości umożliwiającej pokrycie powstałych w mieniu powierzonym strat, roszczenia pracodawcy, pomimo iż zasadne, nie zostaną zaspokojone.
Przyjmując na chwilę optykę pracownika pamiętać należy, że pracownik, który zawarł umowę o współodpowiedzialności, będzie mógł bronić się przed obowiązkiem zapłaty. Będzie musiał jednak wykazać, że szkoda powstała wyłącznie z przyczyn od niego niezależnych lub, że wywołana została ona głównie z przyczyn, za które odpowiedzialności nie ponosi. Do tego, będzie mógł również skorzystać z obrony polegającej na wykazaniu przyczynienia się pracodawcy do powstania szkody. Szersze omówienie ochrony praw pracownika wykracza jednak poza ramy dzisiejszego wpisu.
Warto choćby skrótowo wskazać, że jest dobrą praktyką, w zasadzie korzystną dla obu stron, zawieranie w umowie klauzul uprawniających (lub zobowiązujących) pracownika do udziału w dokonaniu rozliczenia-remanentu. Uwaga, aby nie zagalopować się zbyt daleko – jeżeli w umowie pracodawca zastrzegł, że dla swej ważności dokument z rozliczenia wymaga podpisu pracowników, wówczas raczej nie będą oni zainteresowani podpisaniem raportu wykazującego tzw. manko. Zamiast ułatwić, utrudnimy sobie raczej życie.
Należy pamiętać, że niezależnie od dochodzenia od pracownika zapłaty za szkodę na drodze procesu cywilnego, w razie wypełnienia przez tegoż pracownika znamion przestępstwa, np. przywłaszczenia mienia, określonych w art. 284 § 2 kodeksu karnego, możliwe będzie również złożenie zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa. Wszczęte w ten sposób postępowanie karne wobec pracownika również może doprowadzić do odzyskania przez pracodawcę utraconych środków.
To tyle na dziś. Alternatywne metody zabezpieczania się pracodawcy omówimy w osobnym tekście. Czekamy na Państwa komentarze – może ktoś podzieli się oryginalnym sposobem ochrony mienia (oby tylko legalnym!) lub swoimi doświadczeniami w tym zakresie.
Adwokat Wojciech Lubelski
wspólnik Kancelarii Prawniczej Argos s.c. KMW Lubelscy
