250 tysięcy – tyle papierowych dokumentów rocznie „produkuje” się w Kompanii Piwowarskiej. A właściwie produkowało, bowiem w październiku br. drukowane faktury wystawiane partnerom handlowym z kanału tradycyjnego zostały zastąpione elektronicznymi. Wiosną tego roku Kompania Piwowarska wdrożyła dostarczony przez firmę Comarch system EDI (Electronic Data Interchange) i testowała go przez kilka miesięcy. Fazę testową zakończył miesięczny okres przejściowy, podczas którego jednocześnie funkcjonowały oba rodzaje faktur. Obecnie w rozliczeniach z kanałem tradycyjnym obowiązują wyłącznie e-faktury.
Kompania Piwowarska korzysta z usług Platformy Comarch EDI od 2010 roku w komunikacji z handlem nowoczesnym, tj. sieciami handlowymi. W 2013 roku zdecydowała się na odważny krok uruchomienia e-fakturowania ze swoim hurtem. Jest to projekt niewątpliwie pionierski pod względem skali i wykorzystania elektronicznej wymiany danych (EDI) w kanale tradycyjnym na rynku polskim. Kompania Piwowarska podeszła do jego realizacji kompleksowo. Od samego początku partnerskie podejście do dystrybutorów było w projekcie mocno zaznaczane. Rozwiązanie dostarczone przez Comarch poza optymalizacją pracy po stronie Kompanii Piwowarskiej i oczywistymi korzyściami z tym związanymi miało być przyjazne dla hurtowników i znacznie ułatwiać im bieżącą współpracę z Kompanią Piwowarską – mówi Marta Frok, kierownik konsultingu Comarch EDI.
Innowacyjny system oszczędza czas i pieniądze
Kompania Piwowarska jest pierwszym przedsiębiorstwem z branży piwowarskiej, które wprowadziło system Comarchu na taką skalę. W firmie, która generuje tak ogromną liczbę dokumentów, a jednocześnie wyznaczyła sobie priorytety środowiskowe, takie rozwiązanie było tylko kwestią czasu. Jest ono nie tylko ekologiczne, ale także pozwala uzyskać ogromne oszczędności. Wydrukowanie i wysyłka jednego dokumentu to co prawda koszt zaledwie kilku złotych, jednak pomnożony przez dziesiątki tysięcy daje niebagatelne kwoty.
Obliczyliśmy, że EDI pozwoli nam dużo zaoszczędzić i nie chodzi tu jedynie o koszt materiałów, przesyłek, eksploatacji urządzeń czy archiwizacji dokumentów – mówi Jan Tarachowicz, lider projektu w Kompanii Piwowarskiej. – Nie bez znaczenia jest też czas, który nasi pracownicy musieli poświęcać na papierkową robotę.
E-faktury sprawią, że zostaną uwolnione moce przerobowe wielu osób zatrudnionych w KP, które dotąd zajmowały się m.in. drukowaniem, wysyłką, dostarczaniem czy archiwizowaniem dokumentów. System nie spowoduje jednak redukcji zatrudnienia – zyskany w ten sposób czas zostanie przeznaczony na działania prosprzedażowe.
Sprawne wdrożenie Electronic Data Interchange było możliwe dzięki współpracy działów: sprzedaży, IT, prawnego, podatkowego, kontroli kredytów, telesprzedaży i logistyki.
Decydując się na faktury elektroniczne, KP idzie z duchem czasu i wykorzystuje najnowsze technologie. EDI to dziedzina niezwykle rozwojowa, daje nowe możliwości nie tylko w sferze sprzedaży, ale również logistyki, dystrybucji i zakupów – tłumaczy Sebastian Wawrzyniak, specjalista ds. systemów Informatycznych w Kompanii Piwowarskiej.
Korzyści dla partnerów
Systemem zostało objętych 250 partnerów handlowych. Otrzymali oni dostęp do specjalnej platformy zabezpieczonej hasłami, na której znajdują się wszystkie faktury. Na swoich kontach mają zapisaną całą historię kontaktów i dokumentów wraz z ich statusem – wszystko zebrane w jednym miejscu i proste w obsłudze. Gdy faktura zostaje umieszczona na platformie, dystrybutor otrzymuje mail z informacją o wysłaniu dokumentu, a ten po chwili zyskuje status „dostarczony”. W świetle prawa jest to równoznaczne z otrzymaniem kopii faktury, opatrzonej pieczątką i podpisem. System EDI jest tak skonstruowany, że do autoryzacji transakcji nie jest potrzebny elektroniczny podpis ani żaden certyfikat.
E-faktury to przede wszystkim oszczędność czasu i zaangażowania wielu osób, skrócenie procesu obiegu i ewidencji dokumentów oraz łatwy dostęp do pełnej i rzetelnej informacji. Co interesujące, zalety nowoczesnych narzędzi elektronicznego przekazu, nawet bardziej zaawansowanych, dostrzegają nie tylko duzi producenci, ale również małe sklepy. Coraz częściej zwracają się do nas o dostęp do faktur w formacie elektronicznym, możliwym do sczytania w ich systemach bez konieczności ręcznego wprowadzania – mówi Łukasz Damulewicz, Dyrektor Handlowy Mag Dystrybucja.
