Wyzwania w branży handlowej bardzo często dotyczą różnych części prowadzenia działalności, jednak mają wspólny mianownik – rozbudowane procesy wymuszają od firm potrzebę ewidencji bardzo dużej ilości danych, które są rozproszone w różnych systemach. Rynek kładzie nacisk na dywersyfikację źródeł pozyskiwania zamówień i sposobów (kanałów) sprzedaży.
Firmy handlowe zazwyczaj potrzebują w łatwy sposób wystawić różnego typu dokumenty dotyczące zakupów, obrotu magazynowego oraz sprzedaży (faktury krajowe i zagraniczne, paragony, zaliczki, zamówienia obce, dokumenty magazynowe powiązane z wymienionymi dokumentami sprzedaży), następnie szybko przeanalizować zapotrzebowanie na towary i przeprowadzić proces sprzedażowo-zakupowy w systemie w jednym miejscu: od oferty do rozliczenia sprzedaży. I tu dochodzimy do potrzeby sięgnięcia po rozwiązania informatyczne.
Cyfryzacja firmy
Błędy w procesach, niewystarczająca efektywność pracy czy trudności z optymalizacją kosztów – to częste bolączki przedsiębiorstw działających w sektorze handlowym. Najlepszym rozwiązaniem na te i inne problemy często okazuje się cyfryzacja firmy. Co to takiego? Najprościej mówiąc, to procedura polegająca na integracji procesów biznesowych za pomocą nowoczesnych technologii. Swoim zakresem obejmuje zarówno automatyzację, jak i analitykę. Dzięki temu pozwala zwiększyć efektywność i wydajność różnych obszarów biznesowych.
Małe i średnie przedsiębiorstwa często mierzą się z problemami związanymi z ograniczonymi zasobami technologicznymi. Opieranie się na manualnych metodach zarządzania zapasami i realizacji zamówień prowadzi do opóźnień, błędów w inwentaryzacji oraz przestojów operacyjnych, co ostatecznie przekłada się na wyższe koszty działalności i mniejsze zadowolenie klientów.
Obszary digitalizacji
Cyfryzację w firmie handlowej rozpoczyna się najczęściej od tych obszarów, które można łatwo i szybko zdigitalizować. Należą do nich przede wszystkim sprzedaż, zakupy, zarządzanie magazynem oraz rozliczanie transakcji. A poniżej przykłady, w których wdrożenie automatyzacji wynikało z różnych potrzeb.
Przykład 1: Usprawnienie WMS i ERP odpowiedzią na bolączkę związaną z zarządzaniem procesami magazynowymi
Highway Automotive, dystrybutor części zamiennych, chciał zmienić dotychczasowy sposób zarządzania logistyką magazynową, który generował wiele problemów, takich jak np. opóźnienia w realizacji dostaw, błędy podczas kompletacji towarów czy trudności w śledzeniu lokalizacji produktów w magazynie. Ręczne zarządzanie procesami magazynowymi, szczególnie tymi związanymi z przyjęciem dostaw czy przygotowaniem wysyłek, okazało się zbyt czasochłonne, hamując dalszą ekspansję przedsiębiorstwa. Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn, zintegrowanego z wykorzystywanym już w spółce systemem ERP Symfonia Handel.
Najważniejsze efekty, jakie udało się uzyskać dzięki temu wdrożeniu, to m.in.: skrócenie czasu związanego z przyjęciem dostaw i realizacją zamówień o 50%, dokładniejsze śledzenie lokalizacji towarów, minimalizacja różnic inwentaryzacyjnych, automatyczne generowanie raportów i zestawień dla klientów.
Przykład nr 2 – Usprawnienie procesu wystawiania faktur zarówno przez handlowców w Biurze Obsługi Klienta, jak i kierowców cystern dostarczających paliwa do klientów
W przypadku Eko-Oil, dystrybutora paliw, który zajmuje się między innymi hurtową sprzedażą paliw, wdrożenie systemu informatycznego miało rozwiązać problem związany z procesem wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych.
Przy sprzedaży do osób fizycznych brak takiego rozwiązania znacznie wydłużał czas pracy, ponieważ przedstawiciele firmy musieli ręcznie wpisywać dane do księgowości. System ERP miał pomóc spółce w spełnieniu obowiązków sprawozdawczych, które nakładają na dystrybutora paliw urzędy. Eko-Oil wymagał od nowego systemu, by ten usprawnił proces wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych.
System ERP, który wybrała firma umożliwia wystawianie z poziomu urządzeń mobilnych, w tym wypadku terminali (co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo procesu sprzedaży i transakcji płatności) paragonów, w tym tych z odroczonym terminem płatności.
Przykład 3: Zapewnienie wysokiego standardu obsługi klientów w modelu rozproszonym
Firmie Czamaninek, przedstawicielowi branży budowlanej, zależało na znalezieniu rozwiązania, które pozwoli na przetwarzanie zamówień, przeglądanie danych czy generowanie raportów w modelu rozproszonym. Za dystrybucję produktów w całym kraju odpowiadało bowiem 6 dyrektorów regionalnych.
Kluczowym aspektem, gdzie technologia miała pomóc, było zwiększenie płynności pracy biura stacjonarnego i handlowców regionalnych. Dotychczasowy schemat obsługi zamówień wymagał bowiem przesyłania danych drogą mailową pomiędzy BOK i pracownikami działu sprzedaży. W tym przypadku połączenie sił – oprogramowania handlowego Symfonii z modułem do mobilnej sprzedaży Symfonia Mobilny Handel – pozwoliło dyrektorom regionalnym nawet podczas pracy w terenie mieć swobodny dostęp do historii sprzedaży klientów oraz podgląd aktualnego stanu magazynowego wszystkich produktów. Pracownicy biura stacjonarnego mogą natomiast w każdym momencie przeglądać oferty oraz sprawdzać statusy realizacji zamówień.
Handel w dobie cyfrowej rewolucji
Złożoność procesów związanych ze sprzedażą, magazynowaniem czy obsługą klienta sprawia, że rośnie zapotrzebowanie na rozwiązania cyfrowe. Te coraz chętniej wdrażane są w małych i średnich przedsiębiorstwach handlowych, które właśnie za ich pomocą mogą optymalizować koszty, zwiększać wydajność pracy i budować swoją konkurencyjność.
Symfonia Sp. z o.o.
Firmy handlowe zazwyczaj potrzebują w łatwy sposób wystawić różnego typu dokumenty dotyczące zakupów, obrotu magazynowego oraz sprzedaży (faktury krajowe i zagraniczne, paragony, zaliczki, zamówienia obce, dokumenty magazynowe powiązane z wymienionymi dokumentami sprzedaży), następnie szybko przeanalizować zapotrzebowanie na towary i przeprowadzić proces sprzedażowo-zakupowy w systemie w jednym miejscu: od oferty do rozliczenia sprzedaży. I tu dochodzimy do potrzeby sięgnięcia po rozwiązania informatyczne.
Cyfryzacja firmy
Błędy w procesach, niewystarczająca efektywność pracy czy trudności z optymalizacją kosztów – to częste bolączki przedsiębiorstw działających w sektorze handlowym. Najlepszym rozwiązaniem na te i inne problemy często okazuje się cyfryzacja firmy. Co to takiego? Najprościej mówiąc, to procedura polegająca na integracji procesów biznesowych za pomocą nowoczesnych technologii. Swoim zakresem obejmuje zarówno automatyzację, jak i analitykę. Dzięki temu pozwala zwiększyć efektywność i wydajność różnych obszarów biznesowych.
Małe i średnie przedsiębiorstwa często mierzą się z problemami związanymi z ograniczonymi zasobami technologicznymi. Opieranie się na manualnych metodach zarządzania zapasami i realizacji zamówień prowadzi do opóźnień, błędów w inwentaryzacji oraz przestojów operacyjnych, co ostatecznie przekłada się na wyższe koszty działalności i mniejsze zadowolenie klientów.
Obszary digitalizacji
Cyfryzację w firmie handlowej rozpoczyna się najczęściej od tych obszarów, które można łatwo i szybko zdigitalizować. Należą do nich przede wszystkim sprzedaż, zakupy, zarządzanie magazynem oraz rozliczanie transakcji. A poniżej przykłady, w których wdrożenie automatyzacji wynikało z różnych potrzeb.
Przykład 1: Usprawnienie WMS i ERP odpowiedzią na bolączkę związaną z zarządzaniem procesami magazynowymi
Highway Automotive, dystrybutor części zamiennych, chciał zmienić dotychczasowy sposób zarządzania logistyką magazynową, który generował wiele problemów, takich jak np. opóźnienia w realizacji dostaw, błędy podczas kompletacji towarów czy trudności w śledzeniu lokalizacji produktów w magazynie. Ręczne zarządzanie procesami magazynowymi, szczególnie tymi związanymi z przyjęciem dostaw czy przygotowaniem wysyłek, okazało się zbyt czasochłonne, hamując dalszą ekspansję przedsiębiorstwa. Odpowiedzią na te wyzwania było wdrożenie systemu WMS Symfonia Mobilny Magazyn, zintegrowanego z wykorzystywanym już w spółce systemem ERP Symfonia Handel.
Najważniejsze efekty, jakie udało się uzyskać dzięki temu wdrożeniu, to m.in.: skrócenie czasu związanego z przyjęciem dostaw i realizacją zamówień o 50%, dokładniejsze śledzenie lokalizacji towarów, minimalizacja różnic inwentaryzacyjnych, automatyczne generowanie raportów i zestawień dla klientów.
Przykład nr 2 – Usprawnienie procesu wystawiania faktur zarówno przez handlowców w Biurze Obsługi Klienta, jak i kierowców cystern dostarczających paliwa do klientów
W przypadku Eko-Oil, dystrybutora paliw, który zajmuje się między innymi hurtową sprzedażą paliw, wdrożenie systemu informatycznego miało rozwiązać problem związany z procesem wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych.
Przy sprzedaży do osób fizycznych brak takiego rozwiązania znacznie wydłużał czas pracy, ponieważ przedstawiciele firmy musieli ręcznie wpisywać dane do księgowości. System ERP miał pomóc spółce w spełnieniu obowiązków sprawozdawczych, które nakładają na dystrybutora paliw urzędy. Eko-Oil wymagał od nowego systemu, by ten usprawnił proces wystawiania faktur, paragonów i przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych.
System ERP, który wybrała firma umożliwia wystawianie z poziomu urządzeń mobilnych, w tym wypadku terminali (co dodatkowo podnosi bezpieczeństwo procesu sprzedaży i transakcji płatności) paragonów, w tym tych z odroczonym terminem płatności.
Przykład 3: Zapewnienie wysokiego standardu obsługi klientów w modelu rozproszonym
Firmie Czamaninek, przedstawicielowi branży budowlanej, zależało na znalezieniu rozwiązania, które pozwoli na przetwarzanie zamówień, przeglądanie danych czy generowanie raportów w modelu rozproszonym. Za dystrybucję produktów w całym kraju odpowiadało bowiem 6 dyrektorów regionalnych.
Kluczowym aspektem, gdzie technologia miała pomóc, było zwiększenie płynności pracy biura stacjonarnego i handlowców regionalnych. Dotychczasowy schemat obsługi zamówień wymagał bowiem przesyłania danych drogą mailową pomiędzy BOK i pracownikami działu sprzedaży. W tym przypadku połączenie sił – oprogramowania handlowego Symfonii z modułem do mobilnej sprzedaży Symfonia Mobilny Handel – pozwoliło dyrektorom regionalnym nawet podczas pracy w terenie mieć swobodny dostęp do historii sprzedaży klientów oraz podgląd aktualnego stanu magazynowego wszystkich produktów. Pracownicy biura stacjonarnego mogą natomiast w każdym momencie przeglądać oferty oraz sprawdzać statusy realizacji zamówień.
Handel w dobie cyfrowej rewolucji
Złożoność procesów związanych ze sprzedażą, magazynowaniem czy obsługą klienta sprawia, że rośnie zapotrzebowanie na rozwiązania cyfrowe. Te coraz chętniej wdrażane są w małych i średnich przedsiębiorstwach handlowych, które właśnie za ich pomocą mogą optymalizować koszty, zwiększać wydajność pracy i budować swoją konkurencyjność.
Symfonia Sp. z o.o.
