Jak radzić sobie z „opłatami półkowymi” – poradnik dla dostawcy

Jak dostawcy mogą chronić się przed nieuczciwymi praktykami sieci handlowych? Na co warto zwrócić uwagę podpisując umowę z siecią? I do kogo skierować się po pomoc w ubieganiu się o odszkodowanie, w przypadku, jeśli podpisana już umowa zawiera „niedozwolone opłaty”. Jak je właściwie rozpoznać?

Wielu przedsiębiorców, decydujących się na współpracę z siecią handlową, pozostaje często sam na sam z takimi pytaniami. Dlatego już na wstępie należy rozgraniczyć działania UOKiK od własnej inicjatywy dostawcy i prób odzyskania nielegalnie pobranych opłat. Jest to kluczowe, aby pojąć, że los dostawcy leży głównie w jego rękach.

Prowadzone aktualnie przez UOKiK postępowania mają na celu ochronę przed stosowaniem niedozwolonych praktyk przez sieci handlowe w przyszłości, a przez to zabezpieczenie interesu mniejszych i średnich przedsiębiorstw.

Ewentualnie nałożone przez UOKiK kary finansowe względem sieci handlowych zasilają budżet państwa. Nie stanową one natomiast rekompensaty dla przedsiębiorców za straty finansowe, które ponieśli oni podpisując z sieciami handlowymi - niejednokrotnie - mało korzystne umowy. Nawet wówczas, jeśli część z tych umów okazała się być przysłowiowym gwoździem do trumny niegdyś dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Lecz nie oznacza to, że dostawca jest bezradny.

Zmagania z zapisami w umowach

Chcąc przeanalizować właściwie umowę, pierwszym krokiem jest rozróżnienie, co w niej zawarte może być opłatą półkową. A opłaty takie kryją się pod różnymi zapisami.

Scharakteryzujmy pokrótce czym jest „opłata półkowa”: sama nazwa sięga początków sieci handlowych, kiedy to dostawca musiał ponieść koszt w zamian za umieszczenie jego towaru na sklepowej półce. Co oczywiście utrudniało przedsiębiorcy dostęp do rynku, a dodatkowo - stało w sprzeczności z prawem. Niemniej, mimo upływ lat - opłaty półkowe pozostały i mają się świetnie. Dotykają one dostawców wszelakich produktów: od spożywczych, przez kosmetyki, ubrania i obuwie, art. RTV i AGD, art. przemysłowe - na materiałach budowlanych kończąc. Jedyne co się zmieniło - to zapisy w umowach. Sieci handlowe zdając sobie sprawę z faktu, że pobieranie opłat półkowych jest praktyką nielegalną, takie opłaty starają się ukryć pod wieloma różnego rodzaju usługami.

Za co dostawcy zobowiązują się często ponosić opłaty, choć zdecydowanie nie powinni?

Najczęściej za usługi marketingowe/promocyjne/reklamowe, usługi związane z badaniem rynku, usługi logistyczne czy usługi związane z elektroniczną wymianą dokumentów. – Są to nie tylko czynności, których wykonanie jest ciężko udowodnić dostawcy - mowa o działaniach marketingowych, badaniu rynku, ale i czynności, z których, to nie dostawca, a sieć handlowa odnosi bezpośrednią korzyść - usługi logistyczne, elektroniczna wymiana dokumentów. Wątpliwości mogą budzić również pobierane przez sieci handlowe premie pieniężne za „zwiększony obrót”, czyli po prostu za kupno towaru od dostawcy. I choć sama premia może być czynnikiem motywującym dla sieci, to haczyk pojawia się wówczas, gdy próg premiowy ustalony jest na tak niskim poziomie, że premia staje się regularną opłatą. Podobnie sprawa się ma w przypadku rabatów retrospektywnych - czyli rabatów liczonych od zrealizowanego obrotu. Tutaj dodatkowo sieć pobiera rabat od ustalonej ceny zakupu towaru od dostawcy - ceny już na tyle niskiej, że sieć zgodziła się za nią kupić towar - odnosi więc dodatkowy profit.

Negocjacje umów – teoria a praktyka

Jak dostawcy mogą się bronić przed pojawiającymi się w umowach zapisami?

Teoretycznie - warunki każdej umowy przed podpisaniem można negocjować. W praktyce - sieci handlowe potrafią być twardym, mocno stawiającym zasady graczem. Wynika to z faktu, iż w swój model biznesowy mają często wpisane pobieranie różnego rodzaju opłat. Więc zrezygnowanie z nich byłoby sprzeczne z tym modelem. Zatem jeżeli sieć w swoich umowach ma przewidziane opłaty za fikcyjne usługi, rabaty, czy też premie, to w praktyce dostawca chcąc handlować z tą siecią musi zgodzić się na ich ponoszenie. Jedynym wyjściem z impasu pozostają negocjacje - lecz i tu pamiętać należy, że pomimo początkowo ustalonych niskich opłat - będą one z czasem rosnąć, a dostawca nie ma wpływu na wolumen zamawianego przez sieci towaru.

Na początku sieć gotowa jest zgodzić się na opłaty na nieco niższym poziomie. Ale z czasem, jak zwiąże ze sobą dostawcę i jak stanie się dla tego dostawcy istotnym odbiorcą, wówczas już dyktuje warunki sprzedaży, wiedząc doskonale, że dostawcy nie tak łatwo będzie zrezygnować z tak istotnego klienta jakim jest sieć. Szczególnie, gdy np. pod sieć dostosował on swój asortyment, znaczną część produkcji, zapasy i magazynowanie. W takim wypadku po prostu wycofanie się ze współpracy wiązałoby się dla niejednego dostawcy z koniecznością ogłoszenia upadłości.

Jeśli więc skonfrontujemy niepodpisanie umowy z doprowadzeniem do bankructwa firmy w przeciąg kilku lat - to nagle ta pierwsza opcja przestaje być nieracjonalna.

Matematyka nie kłamie

To co można z pewnością doradzić przedsiębiorcy przed podpisaniem jakiejkolwiek mowy - to dokładnie wszystko policzyć. Są przedsiębiorcy, którzy wszystkie dodatkowe opłaty sumują dopiero po podpisaniu umowy. I się okazuje, że po uwzględnieniu tych wszystkich obciążeń marża kurczy się dziesięciokrotnie.

Analiza zysków i strat

Najczęściej umowa, którą podpisał dostawca była pełna zapisów, które kryły pod sobą nielegalne opłaty. Lecz dopiero po przeanalizowaniu współpracy okazje się, że „usługi marketingowe” w żaden sposób nie wpłynęły na sprzedaż produktów, a dostawca nigdy nie widział „analiz rynkowych”, natomiast sieć w kolejnych proponowanych umowach zawyża znacząco rabaty lub premie.

I tutaj poza działaniem UOKiK jest miejsce dla firm, które na przestrzeni lat wyspecjalizowały się w dochodzeniu w imieniu dostawców zwrotu nienależnie pobranych przez sieci opłat.

I o ile postępowanie Prezesa UOKiK może ułatwić dostawcy odzyskanie pieniędzy (decyzja Prezesa UOKiK może być pomocna w postępowaniu sądowym dostawcy przeciwko sieci), o tyle nie zastąpi inicjatywy dostawcy, który w sprawie zwrotu swoich konkretnych pieniędzy powinien iść do sądu.

Należy jednak pamiętać, że tego rodzaju postępowanie jest długotrwałe i skomplikowane pod względem prawnym. Nie każdy dostawca, nawet dysponujący profesjonalną obsługą prawną jest w stanie sobie z taką sprawą poradzić. Dlatego tym bardziej wskazane wydaje się skorzystanie z pomocy firm doświadczonych w tego rodzaju sporach, które dysponują zapleczem wyspecjalizowanych prawników. Możemy mieć wówczas zaufanie, że tego rodzaju postępowanie zostanie poprowadzone z należytą starannością.

„Na rynku konkuruje ze sobą wiele firm zajmujących się obsługą prawną podobnych spraw. Jednym z liderów jest SAF S.A. mająca wieloletnie doświadczenie m.in. w odzyskiwaniu nielegalnie pobieranych opłat. Działamy przy wsparciu prawników specjalizujących się w tego typu postępowaniach i dlatego skutecznie wspomagamy naszych klientów w odzyskiwaniu ich środków. Cieszymy się, że UOKiK podjął działania mające na celu eliminację nieuczciwych praktyk rynkowych. Z doświadczenia naszych klientów wiemy, że takie praktyki mają również miejsce w wielu innych branżach. Branża rolno - spożywcza stanowi więc wierzchołek góry lodowej. Na szczęście i wśród samych dostawców rośnie świadomość ich praw oraz możliwości dochodzenia roszczeń, co sygnalizują zwracając się do SAF S.A. z prośbą o pomoc. Właściciele firm będąc świadomi swoich strat finansowych - odważniej dochodzą swoich praw na drodze sądowej. – podsumowuje Marcin Gąszczak, prezes zarządu SAF S.A. „Obserwując jednak obecną skalę działania UOKiK wiemy, że liczba pokrzywdzonych firm na rynku wciąż jest duża.” – dodaje.