Rozpoczęcie współpracy
Na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej rzadko dochodzi do sporów między partnerami biznesowymi. Dlatego właśnie już na samym starcie, kiedy atmosfera między stronami jest w miarę przyjazna, należy utrwalić na piśmie treść ustaleń między nimi tak, by ograniczyć ryzyko wystąpienia konfliktów w przyszłości.
Jeżeli wspólnicy zawarli lub planują zawrzeć umowę spółki, to powinni być świadomi, że choć czynność ta częściowo ureguluje wzajemne stosunki, to nie zastąpi ona umowy miedzy nimi. Co istotne, taki dokument (w przeciwieństwie do umowy spółki) nie jest powszechnie jawny, a katalog zagadnień, które może regulować jest nie tylko znacznie szerszy, lecz również wielokrotnie bardziej elastyczny. Zapewnia to stronom takiej umowy maksymalną swobodę w kształtowaniu ich sytuacji prawnej.
Przyczyny, dla których zapada decyzja o wspólnym prowadzeniu działalności mogą być bardzo różne. Różnorodny może być również udział partnerów w jej prowadzeniu. Niekiedy nowy wspólnik ma zapewnić jedynie zastrzyk gotówki, czasem dodatkową pomoc w wykonywaniu określonych obowiązków. Bywa też, że ma stać się pełnoprawnym i równorzędnym partnerem w zarządzaniu przedsiębiorstwem i czerpaniu z niego zysków. Dlatego też, tak istotne jest umowne (pisemne) potwierdzenie ustaleń w tym zakresie.
Zakres obowiązków
Podstawową grupą zagadnień, jakie należy uregulować w omawianej umowie, jest określenie zakresu obowiązków każdego ze wspólników. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy są one niejednolite. Przykładowo, jeżeli jeden ze wspólników, z wyłączeniem innych, ma się zajmować reklamą przedsiębiorstwa, księgowością czy zamówieniami towaru u kontrahentów, wskazane jest, by określić jego obowiązki i kompetencje w tym zakresie.
Jeżeli wspólnicy mają zajmować się obsługą klientów, to należy wskazać, czy mają to robić równocześnie, według z góry przyjętego podziału czasu pracy, czy też w ramach harmonogramu ustalanego na bieżąco. Jeśli strony zdecydują się na ostatnią z możliwości to zasadne jest również, by określić procedurę, według której ustalać będą ten harmonogram – ze szczególnym uwzględnieniem przypadków, gdy strony nie mogą dojść do porozumienia.
Należy także pamiętać o przyjęciu rozwiązań na wypadek kłopotów ze zdrowiem jednego ze wspólników – zarówno krótkiej choroby, jak i dłuższych problemów uniemożliwiających mu wykonywanie obowiązków.
Zapisy te, zapewniające ciągłość obsady kadrowej, mają szczególne znaczenie np. w sytuacji prowadzenia sklepu zlokalizowanego w galerii handlowej, gdzie zamknięcie punktu w godzinach otwarcia centrum, będzie skutkowało automatycznym naliczeniem wysokich kar pieniężnych.
Finanse
Drugim, ze wszech miar istotnym zagadnieniem, jakie należy uregulować w umowie między wspólnikami, są wzajemne stosunki finansowe stron. Kwestia wkładu określona jest co do zasady już w umowie spółki. Strony powinny jednak dodatkowo unormować takie zagadnienia jak m.in. czy i w jakiej formie będzie im wypłacane wynagrodzenie za czynności podejmowane na rzecz prowadzonego przez wspólników przedsiębiorstwa. Możliwe jest bowiem przyjęcie, że część ze wspólników zostanie zatrudniona na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej i z tego tytułu będzie im wypłacane wynagrodzenie.
Podobnie, istotne jest rozstrzygnięcie kwestii ewentualnego zwrotu kosztów poniesionych przez wspólników w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością czy wynagrodzenia za korzystanie z osobistych przedmiotów każdego ze wspólników (np. samochodu).
Strony powinny postanowić również jakie działania będą podejmować w przypadku wystąpienia straty. Przykładowo możliwe jest ustanowienie zobowiązania do udzielania przez wspólników pożyczek na rzecz prowadzonego przez nich przedsiębiorstwa, na z góry określonych warunkach.
Przekształcenia działalności
W umowie między wspólnikami należy również przyjąć rozwiązania na wypadek ewentualnych zmian, jakie mogą zajść w toku prowadzenia działalności. Wskazane jest uregulowanie możliwości wystąpienia jednego z partnerów ze spółki, m.in. poprzez wprowadzenie szczegółowych zapisów o wykonywaniu prawa pierwszeństwa przez pozostałych wspólników w wykupie jego udziałów.
Jeżeli wspólnicy przewidują możliwość sprzedaży całego przedsiębiorstwa osobie trzeciej (np. sieci handlowej) to również należy tę okoliczność uwzględnić w umowie, tak by jeden z partnerów w przyszłości nie miał możliwości nieuzasadnionego blokowania transakcji.
Niewykluczone jest także, iż w przyszłości wspólnicy będą zainteresowani pozyskaniem dodatkowego inwestora. Dlatego też korzystne jest, by w umowie z góry określić, jakie miałyby być zasady jego przystąpienia do spółki.
Również takie zagadnienia, jak podejmowanie ewentualnych decyzji o zmianie zakresu działalności przedsiębiorstwa (np. zmiana rodzaju oferowanego towaru), rozbudowie jego struktur (np. poprzez otworzenie innych sklepów) czy zmianie lokalizacji punktu handlowego, winny być w umowie uwzględnione. W przeciwnym przypadku może dochodzić w przyszłości do sporów na tym tle.
Inne postanowienia
Strony mogą zdecydować również o potrzebie wprowadzenia do umowy szeregu innych postanowień. Szczególnie istotnym są te dotyczące szeroko rozumianej lojalności względem spółki, jak i wobec pozostałych wspólników. Standardem rynkowym w tym zakresie są postanowienia dotyczące zakazu konkurencji, zabraniające partnerom prowadzenia działalności o charakterze zbliżonym do spółki.
Przestawione wyżej problemy stanowią jedynie bardzo ogólny zarys zagadnień, jakie powinny pojawić się w umowie między wspólnikami. Kwestie, które należy uregulować w takiej umowie są różne i zależą od wielu czynników, między innymi formy w jakiej prowadzona ma być wspólna działalność (spółka kapitałowa, spółka osobowa, etc.), rodzaju i wielkości tej działalności, jak i stopnia zaangażowania wspólników.
Dlatego też szczególnie ważne jest, aby taka umowa została sporządzona przez prawnika posiadającego doświadczenie w konstruowaniu tego rodzaju dokumentów i potrafiącego przewidzieć, jakie kwestie sporne mogą pojawić się między wspólnikami i zawczasu odpowiednio im przeciwdziałać.
Michał Ziółkowski
Adwokat
Ziółkowski i Partnerzy
Adwokaci i Radcowie Prawni sp.p.
Na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej rzadko dochodzi do sporów między partnerami biznesowymi. Dlatego właśnie już na samym starcie, kiedy atmosfera między stronami jest w miarę przyjazna, należy utrwalić na piśmie treść ustaleń między nimi tak, by ograniczyć ryzyko wystąpienia konfliktów w przyszłości.
Jeżeli wspólnicy zawarli lub planują zawrzeć umowę spółki, to powinni być świadomi, że choć czynność ta częściowo ureguluje wzajemne stosunki, to nie zastąpi ona umowy miedzy nimi. Co istotne, taki dokument (w przeciwieństwie do umowy spółki) nie jest powszechnie jawny, a katalog zagadnień, które może regulować jest nie tylko znacznie szerszy, lecz również wielokrotnie bardziej elastyczny. Zapewnia to stronom takiej umowy maksymalną swobodę w kształtowaniu ich sytuacji prawnej.
Przyczyny, dla których zapada decyzja o wspólnym prowadzeniu działalności mogą być bardzo różne. Różnorodny może być również udział partnerów w jej prowadzeniu. Niekiedy nowy wspólnik ma zapewnić jedynie zastrzyk gotówki, czasem dodatkową pomoc w wykonywaniu określonych obowiązków. Bywa też, że ma stać się pełnoprawnym i równorzędnym partnerem w zarządzaniu przedsiębiorstwem i czerpaniu z niego zysków. Dlatego też, tak istotne jest umowne (pisemne) potwierdzenie ustaleń w tym zakresie.
Zakres obowiązków
Podstawową grupą zagadnień, jakie należy uregulować w omawianej umowie, jest określenie zakresu obowiązków każdego ze wspólników. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy są one niejednolite. Przykładowo, jeżeli jeden ze wspólników, z wyłączeniem innych, ma się zajmować reklamą przedsiębiorstwa, księgowością czy zamówieniami towaru u kontrahentów, wskazane jest, by określić jego obowiązki i kompetencje w tym zakresie.
Jeżeli wspólnicy mają zajmować się obsługą klientów, to należy wskazać, czy mają to robić równocześnie, według z góry przyjętego podziału czasu pracy, czy też w ramach harmonogramu ustalanego na bieżąco. Jeśli strony zdecydują się na ostatnią z możliwości to zasadne jest również, by określić procedurę, według której ustalać będą ten harmonogram – ze szczególnym uwzględnieniem przypadków, gdy strony nie mogą dojść do porozumienia.
Należy także pamiętać o przyjęciu rozwiązań na wypadek kłopotów ze zdrowiem jednego ze wspólników – zarówno krótkiej choroby, jak i dłuższych problemów uniemożliwiających mu wykonywanie obowiązków.
Zapisy te, zapewniające ciągłość obsady kadrowej, mają szczególne znaczenie np. w sytuacji prowadzenia sklepu zlokalizowanego w galerii handlowej, gdzie zamknięcie punktu w godzinach otwarcia centrum, będzie skutkowało automatycznym naliczeniem wysokich kar pieniężnych.
Finanse
Drugim, ze wszech miar istotnym zagadnieniem, jakie należy uregulować w umowie między wspólnikami, są wzajemne stosunki finansowe stron. Kwestia wkładu określona jest co do zasady już w umowie spółki. Strony powinny jednak dodatkowo unormować takie zagadnienia jak m.in. czy i w jakiej formie będzie im wypłacane wynagrodzenie za czynności podejmowane na rzecz prowadzonego przez wspólników przedsiębiorstwa. Możliwe jest bowiem przyjęcie, że część ze wspólników zostanie zatrudniona na podstawie umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej i z tego tytułu będzie im wypłacane wynagrodzenie.
Podobnie, istotne jest rozstrzygnięcie kwestii ewentualnego zwrotu kosztów poniesionych przez wspólników w związku z prowadzoną przez spółkę działalnością czy wynagrodzenia za korzystanie z osobistych przedmiotów każdego ze wspólników (np. samochodu).
Strony powinny postanowić również jakie działania będą podejmować w przypadku wystąpienia straty. Przykładowo możliwe jest ustanowienie zobowiązania do udzielania przez wspólników pożyczek na rzecz prowadzonego przez nich przedsiębiorstwa, na z góry określonych warunkach.
Przekształcenia działalności
W umowie między wspólnikami należy również przyjąć rozwiązania na wypadek ewentualnych zmian, jakie mogą zajść w toku prowadzenia działalności. Wskazane jest uregulowanie możliwości wystąpienia jednego z partnerów ze spółki, m.in. poprzez wprowadzenie szczegółowych zapisów o wykonywaniu prawa pierwszeństwa przez pozostałych wspólników w wykupie jego udziałów.
Jeżeli wspólnicy przewidują możliwość sprzedaży całego przedsiębiorstwa osobie trzeciej (np. sieci handlowej) to również należy tę okoliczność uwzględnić w umowie, tak by jeden z partnerów w przyszłości nie miał możliwości nieuzasadnionego blokowania transakcji.
Niewykluczone jest także, iż w przyszłości wspólnicy będą zainteresowani pozyskaniem dodatkowego inwestora. Dlatego też korzystne jest, by w umowie z góry określić, jakie miałyby być zasady jego przystąpienia do spółki.
Również takie zagadnienia, jak podejmowanie ewentualnych decyzji o zmianie zakresu działalności przedsiębiorstwa (np. zmiana rodzaju oferowanego towaru), rozbudowie jego struktur (np. poprzez otworzenie innych sklepów) czy zmianie lokalizacji punktu handlowego, winny być w umowie uwzględnione. W przeciwnym przypadku może dochodzić w przyszłości do sporów na tym tle.
Inne postanowienia
Strony mogą zdecydować również o potrzebie wprowadzenia do umowy szeregu innych postanowień. Szczególnie istotnym są te dotyczące szeroko rozumianej lojalności względem spółki, jak i wobec pozostałych wspólników. Standardem rynkowym w tym zakresie są postanowienia dotyczące zakazu konkurencji, zabraniające partnerom prowadzenia działalności o charakterze zbliżonym do spółki.
Przestawione wyżej problemy stanowią jedynie bardzo ogólny zarys zagadnień, jakie powinny pojawić się w umowie między wspólnikami. Kwestie, które należy uregulować w takiej umowie są różne i zależą od wielu czynników, między innymi formy w jakiej prowadzona ma być wspólna działalność (spółka kapitałowa, spółka osobowa, etc.), rodzaju i wielkości tej działalności, jak i stopnia zaangażowania wspólników.
Dlatego też szczególnie ważne jest, aby taka umowa została sporządzona przez prawnika posiadającego doświadczenie w konstruowaniu tego rodzaju dokumentów i potrafiącego przewidzieć, jakie kwestie sporne mogą pojawić się między wspólnikami i zawczasu odpowiednio im przeciwdziałać.
Michał Ziółkowski
Adwokat
Ziółkowski i Partnerzy
Adwokaci i Radcowie Prawni sp.p.
