Umowa dystrybucyjna
Może być nazywana różnie: porozumieniem o współpracy, umową ramową – nie jest opisana w przepisach prawa, dlatego strony mają pełną dowolność w kształtowaniu jej zapisów. Jest to dokument, w którym dostawca i właściciel sklepu zobowiążą się do stałej współpracy, wskazując swoje prawa i obowiązki w prosty i klarowny sposób bez potrzeby ich interpretacji, mogącej doprowadzić przecież do niepotrzebnych różnic zdań pomiędzy kontrahentami. Na podstawie takiej ramowej umowy dystrybucyjnej zawierane będą poszczególne umowy sprzedaży.
Doradzamy, aby do umowy dystrybucyjnej dołączyć wzór formularza zamówień, w treści którego wskazane zostaną dokładne dane osoby zamawiającej, zamawiane towary i ich liczba, a także miejsce dostawy (szczególnie istotne przy właścicielach sklepów w kilku lokalizacjach). Przyjęcie zamówienia powinno wskazywać dostępność towarów, ich cenę oraz datę i przedział czasowy dostawy. Taka procedura pozwoli podjąć decyzję o zamówieniu konkretnych towarów u danego dostawcy oraz pozwoli szybciej reagować na potrzeby klientów.
Dobrym pomysłem jest wprowadzenie kar umownych za określone w umowie naruszenie jej postanowień takich jak: nieterminowa dostawa, inna niż zamawiana liczba dostarczonych towarów, dostarczenie towarów o zbyt krótkim terminie przydatności do spożycia, braki opakowań czy instrukcji w języku polskim. Takie naruszenia są łatwe do stwierdzenia, więc nie trudno będzie udowodnić żądanie naliczenia kar umownych, które będą pełnić funkcję odszkodowania za nienależyte wykonanie umowy. Kara umowna jest bowiem odszkodowaniem w wysokości z góry określonej, bez potrzeby każdorazowego wykazywania wysokości szkody. Pamiętajmy, żeby naruszenia umowy w odpowiedni sposób udokumentować, najczęściej niezawodny w takiej sytuacji jest aparat fotograficzny, który obecnie chyba każdy z nas ma zawsze pod ręką w telefonie komórkowym.
Warto również porozumieć się z dostawcą towarów odnośnie udzielenia kredytu kupieckiego lub innej formy odroczenia terminu zapłaty za otrzymany towar. Dzięki niemu możliwa będzie sytuacja, w której sprzedamy towar, za który jeszcze nie zapłaciliśmy dostawcy. Przy produktach o dość niskich marżach odpowiednie korzystanie z kredytu kupieckiego, poprzez zwiększanie rotacji towaru na półkach, może być przepisem na sukces.
Umowa sprzedaży
Każde zamówienie traktowane będzie jako zawarcie odrębnej umowy sprzedaży uregulowanej przez przepisy kodeksu cywilnego. Z umową tą wiążą się określone obowiązki dostawcy nazywane rękojmią, czyli odpowiedzialnością sprzedawcy za niezgodność rzeczy sprzedanej z umową. Przedmiotem umowy są przedmioty pozbawione wad, dlatego wystąpienie wad towarów jest naruszeniem umowy.
W przypadku stwierdzenia wady otrzymanego towaru mamy trzy możliwości.
Pierwszą jest złożenie oświadczenia o żądaniu obniżenia ceny, w którym wskazujemy, że owszem – przyjmujemy wadliwy towar, jednak za cenę niższą niż umówiona, w takiej sytuacji dostawca może jednak niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności wymienić towar na towar bez wad lub wadę usunąć. Pamiętajmy jednak, że dostawca nie może bez naszej zgody naprawić lub wymienić towaru, co do którego zgłaszaliśmy już wcześniej wątpliwości.
Drugą możliwością jest odstąpienie od umowy, jednak podobnie jak przy obniżeniu ceny, dostawca może wymienić towar lub wadę usunąć. Skutkiem odstąpienia od umowy jest potraktowanie jej, jakby nigdy nie została zawarta, przez co strony muszą zwrócić sobie wszystko co od siebie otrzymały – zwrot pełnej ceny produktu, za zwrot otrzymanego (wadliwego) towaru.
Ostatnią możliwością jest żądanie wymiany towaru na wolny od wad albo usunięcia wad.
Takie same prawa ma końcowy klient. Właściciel sklepu ponosi odpowiedzialność za wady sprzedanego przez siebie towaru, jednak poniesiona przez niego szkoda z tego tytułu będzie naprawiona przez dostawcę towaru. Odszkodowanie obejmować będzie wydatki poniesione na spełnienie żądań klienta (wymiana lub naprawa) oraz kwotę, o którą obniżono cenę.
Uwaga! Odpowiedzialność z tytułu rękojmi może być rozszerzona, ograniczona lub wyłączona w treści umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami, dlatego zawsze należy dokładnie czytać wszystkie postanowienia napisane „drobnym drukiem”.
Odbiór niesprzedanych lub przeterminowanych towarów
Odpowiednio skonstruowane zapisy umowy pozwolą jeszcze bardziej zminimalizować ryzyko zamrożenia gotówki w towarze czy strat powstałych wskutek jego przeterminowania. Niektórzy dostawcy czy producenci w sytuacjach, gdy ich towar nie nadaje się do dalszej sprzedaży wskutek przeterminowania, dokonują wymiany na towary pełnowartościowe – działania takie mają na celu budowę pozytywnego wizerunku swojej marki wśród właścicieli sklepów oraz pozwalają utrzymać wysoką jakość oferowanych produktów. Wprowadzenie takich mechanizmów zależne jest jednak od dobrej woli dostawcy.
Sposobem na pozbycie się uszkodzonych towarów lub takich o bliskim końcu terminu przydatności do spożycia jest najczęściej przecena, a gdy ta nie pomoże konieczne jest ich zniszczenie. Aby wydatki poniesione na zakup towarów, które uległy zniszczeniu uznać za podatkowy koszt uzyskania przychodu, konieczne będzie sporządzenie odpowiedniego protokołu szkody, który trafi do księgowości. Warto zadbać również o utylizację tych towarów przez wyspecjalizowaną firmę, wówczas protokół likwidacji będzie kolejnym dowodem w przypadku kontroli skarbowej.
Co w sytuacji sporu?
Należy pamiętać, że umowy sporządza się na czas wojny, a nie pokoju. Nawet najlepiej zapowiadająca się współpraca może z biegiem czasu zakończyć się sporem, z czego warto zdawać sobie sprawę. Nie wszystkie nieporozumienia muszą znaleźć swój finał w sądzie, wartym rozważenia jest dokonanie zapisu na sąd polubowny, czyli podanie sporu do rozstrzygnięcia przez sąd niepaństwowy prowadzony przez Izbę Gospodarczą czy inną organizacje społeczną.
Wskazanie w treści umowy, że wszelkie spory związane z jej wykonywaniem rozpatrywane będą przez określony sąd polubowny zamyka drogę sądową. Sądy polubowne orzekają na podstawie swoich regulaminów, stąd brak wielu formalności spotykanych przed sądami powszechnymi, krótszy czas potrzebny na załatwienie sprawy, czy też niższe koszty postępowania. Zamiast zawodowych sędziów sprawę rozpoznają arbitrzy, na powołanie których wpływ mają strony umowy. Arbitrzy zazwyczaj są uznanymi autorytetami w swoich dziedzinach, stąd mają oni świadomość specyfiki branży i tła biznesowego zawieranych umów, ciężko posądzić ich również o brak bezstronności. Wyroki sądów polubownych czy ugody przed nimi zawarte mają moc prawną równą orzeczeniom sądów powszechnych, ich popularność w załatwianiu spraw pomiędzy przedsiębiorcami w ostatnim czasie wzrasta.
W branży handlowej, w której wszyscy dążą do obniżenia końcowej ceny produktu i minimalizacji strat, wiele zapisów umownych jest kwestionowanych przez sądy jako czyny nieuczciwej konkurencji, dlatego należy dążyć do takiego ukształtowania umownych praw i obowiązków, aby były zgodne z istotą łączącego strony stosunku prawnego i nie przerzucały całego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej na jedną ze stron.
Autorzy:
Mateusz Brodnicki,
Radca prawny, Partner FILIPIAKBABICZ Kancelaria Prawna s.c.
Franciszek Horała,
Aplikant radcowski FILIPIAKBABICZ Kancelaria Prawna s.c.
Może być nazywana różnie: porozumieniem o współpracy, umową ramową – nie jest opisana w przepisach prawa, dlatego strony mają pełną dowolność w kształtowaniu jej zapisów. Jest to dokument, w którym dostawca i właściciel sklepu zobowiążą się do stałej współpracy, wskazując swoje prawa i obowiązki w prosty i klarowny sposób bez potrzeby ich interpretacji, mogącej doprowadzić przecież do niepotrzebnych różnic zdań pomiędzy kontrahentami. Na podstawie takiej ramowej umowy dystrybucyjnej zawierane będą poszczególne umowy sprzedaży.
Doradzamy, aby do umowy dystrybucyjnej dołączyć wzór formularza zamówień, w treści którego wskazane zostaną dokładne dane osoby zamawiającej, zamawiane towary i ich liczba, a także miejsce dostawy (szczególnie istotne przy właścicielach sklepów w kilku lokalizacjach). Przyjęcie zamówienia powinno wskazywać dostępność towarów, ich cenę oraz datę i przedział czasowy dostawy. Taka procedura pozwoli podjąć decyzję o zamówieniu konkretnych towarów u danego dostawcy oraz pozwoli szybciej reagować na potrzeby klientów.
Dobrym pomysłem jest wprowadzenie kar umownych za określone w umowie naruszenie jej postanowień takich jak: nieterminowa dostawa, inna niż zamawiana liczba dostarczonych towarów, dostarczenie towarów o zbyt krótkim terminie przydatności do spożycia, braki opakowań czy instrukcji w języku polskim. Takie naruszenia są łatwe do stwierdzenia, więc nie trudno będzie udowodnić żądanie naliczenia kar umownych, które będą pełnić funkcję odszkodowania za nienależyte wykonanie umowy. Kara umowna jest bowiem odszkodowaniem w wysokości z góry określonej, bez potrzeby każdorazowego wykazywania wysokości szkody. Pamiętajmy, żeby naruszenia umowy w odpowiedni sposób udokumentować, najczęściej niezawodny w takiej sytuacji jest aparat fotograficzny, który obecnie chyba każdy z nas ma zawsze pod ręką w telefonie komórkowym.
Warto również porozumieć się z dostawcą towarów odnośnie udzielenia kredytu kupieckiego lub innej formy odroczenia terminu zapłaty za otrzymany towar. Dzięki niemu możliwa będzie sytuacja, w której sprzedamy towar, za który jeszcze nie zapłaciliśmy dostawcy. Przy produktach o dość niskich marżach odpowiednie korzystanie z kredytu kupieckiego, poprzez zwiększanie rotacji towaru na półkach, może być przepisem na sukces.
Umowa sprzedaży
Każde zamówienie traktowane będzie jako zawarcie odrębnej umowy sprzedaży uregulowanej przez przepisy kodeksu cywilnego. Z umową tą wiążą się określone obowiązki dostawcy nazywane rękojmią, czyli odpowiedzialnością sprzedawcy za niezgodność rzeczy sprzedanej z umową. Przedmiotem umowy są przedmioty pozbawione wad, dlatego wystąpienie wad towarów jest naruszeniem umowy.
W przypadku stwierdzenia wady otrzymanego towaru mamy trzy możliwości.
Pierwszą jest złożenie oświadczenia o żądaniu obniżenia ceny, w którym wskazujemy, że owszem – przyjmujemy wadliwy towar, jednak za cenę niższą niż umówiona, w takiej sytuacji dostawca może jednak niezwłocznie i bez nadmiernych niedogodności wymienić towar na towar bez wad lub wadę usunąć. Pamiętajmy jednak, że dostawca nie może bez naszej zgody naprawić lub wymienić towaru, co do którego zgłaszaliśmy już wcześniej wątpliwości.
Drugą możliwością jest odstąpienie od umowy, jednak podobnie jak przy obniżeniu ceny, dostawca może wymienić towar lub wadę usunąć. Skutkiem odstąpienia od umowy jest potraktowanie jej, jakby nigdy nie została zawarta, przez co strony muszą zwrócić sobie wszystko co od siebie otrzymały – zwrot pełnej ceny produktu, za zwrot otrzymanego (wadliwego) towaru.
Ostatnią możliwością jest żądanie wymiany towaru na wolny od wad albo usunięcia wad.
Takie same prawa ma końcowy klient. Właściciel sklepu ponosi odpowiedzialność za wady sprzedanego przez siebie towaru, jednak poniesiona przez niego szkoda z tego tytułu będzie naprawiona przez dostawcę towaru. Odszkodowanie obejmować będzie wydatki poniesione na spełnienie żądań klienta (wymiana lub naprawa) oraz kwotę, o którą obniżono cenę.
Uwaga! Odpowiedzialność z tytułu rękojmi może być rozszerzona, ograniczona lub wyłączona w treści umowy zawartej pomiędzy przedsiębiorcami, dlatego zawsze należy dokładnie czytać wszystkie postanowienia napisane „drobnym drukiem”.
Odbiór niesprzedanych lub przeterminowanych towarów
Odpowiednio skonstruowane zapisy umowy pozwolą jeszcze bardziej zminimalizować ryzyko zamrożenia gotówki w towarze czy strat powstałych wskutek jego przeterminowania. Niektórzy dostawcy czy producenci w sytuacjach, gdy ich towar nie nadaje się do dalszej sprzedaży wskutek przeterminowania, dokonują wymiany na towary pełnowartościowe – działania takie mają na celu budowę pozytywnego wizerunku swojej marki wśród właścicieli sklepów oraz pozwalają utrzymać wysoką jakość oferowanych produktów. Wprowadzenie takich mechanizmów zależne jest jednak od dobrej woli dostawcy.
Sposobem na pozbycie się uszkodzonych towarów lub takich o bliskim końcu terminu przydatności do spożycia jest najczęściej przecena, a gdy ta nie pomoże konieczne jest ich zniszczenie. Aby wydatki poniesione na zakup towarów, które uległy zniszczeniu uznać za podatkowy koszt uzyskania przychodu, konieczne będzie sporządzenie odpowiedniego protokołu szkody, który trafi do księgowości. Warto zadbać również o utylizację tych towarów przez wyspecjalizowaną firmę, wówczas protokół likwidacji będzie kolejnym dowodem w przypadku kontroli skarbowej.
Co w sytuacji sporu?
Należy pamiętać, że umowy sporządza się na czas wojny, a nie pokoju. Nawet najlepiej zapowiadająca się współpraca może z biegiem czasu zakończyć się sporem, z czego warto zdawać sobie sprawę. Nie wszystkie nieporozumienia muszą znaleźć swój finał w sądzie, wartym rozważenia jest dokonanie zapisu na sąd polubowny, czyli podanie sporu do rozstrzygnięcia przez sąd niepaństwowy prowadzony przez Izbę Gospodarczą czy inną organizacje społeczną.
Wskazanie w treści umowy, że wszelkie spory związane z jej wykonywaniem rozpatrywane będą przez określony sąd polubowny zamyka drogę sądową. Sądy polubowne orzekają na podstawie swoich regulaminów, stąd brak wielu formalności spotykanych przed sądami powszechnymi, krótszy czas potrzebny na załatwienie sprawy, czy też niższe koszty postępowania. Zamiast zawodowych sędziów sprawę rozpoznają arbitrzy, na powołanie których wpływ mają strony umowy. Arbitrzy zazwyczaj są uznanymi autorytetami w swoich dziedzinach, stąd mają oni świadomość specyfiki branży i tła biznesowego zawieranych umów, ciężko posądzić ich również o brak bezstronności. Wyroki sądów polubownych czy ugody przed nimi zawarte mają moc prawną równą orzeczeniom sądów powszechnych, ich popularność w załatwianiu spraw pomiędzy przedsiębiorcami w ostatnim czasie wzrasta.
W branży handlowej, w której wszyscy dążą do obniżenia końcowej ceny produktu i minimalizacji strat, wiele zapisów umownych jest kwestionowanych przez sądy jako czyny nieuczciwej konkurencji, dlatego należy dążyć do takiego ukształtowania umownych praw i obowiązków, aby były zgodne z istotą łączącego strony stosunku prawnego i nie przerzucały całego ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej na jedną ze stron.
Autorzy:
Mateusz Brodnicki,
Radca prawny, Partner FILIPIAKBABICZ Kancelaria Prawna s.c.
Franciszek Horała,
Aplikant radcowski FILIPIAKBABICZ Kancelaria Prawna s.c.
