Oprogramowanie

Jednolity Plik Kontrolny w praktyce

Wtorek, 11 października 2016 Autor: Joanna Kowalska, HURT & DETAL Nr 10/128. Październik 2016
Wraz z 1 lipca tego roku weszły w życie przepisy dotyczące Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). System ten wiąże się z koniecznością wyposażenia systemów księgowych firm w nową funkcjonalność umożliwiającą przesłanie organom podatkowym danych o operacjach gospodarczych za dany okres. Jak obecnie ma wyglądać sam proces raportowania? Co się zmieni? Jakie koszty musi ponieść przedsiębiorca? Na te pytania odpowiadają nam sami producenci oprogramowania niezbędnego do przygotowania Jednolitego Pliku Kontrolnego.
Struktura JPK jest dość złożona. Należy w nim zawrzeć szereg istotnych danych. Artur Wenne, analityk biznesowy w dziale rozwoju w firmie InsERT podkreśla, że w zakres JPK wchodzi obecnie 7 struktur – są to: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów, ewidencje zakupu i sprzedaży VAT, faktury VAT, wyciągi bankowe oraz dokumenty związane z obrotem magazynowym. Dodaje też, że Ministerstwo Finansów zapowiedziało rozszerzenie pakietu struktur o raporty z kas rejestrujących, paragony oraz księgi i dowody dotyczące rozliczania podatku akcyzowego.

System raportowania

Wprowadzone przez rząd przepisy spowodowały m.in. dwie istotne zmiany na linii przedsiębiorca – administracja skarbowa. Po pierwsze, jak wymieniają eksperci z InsERT, powstał obowiązek przekazywania, na żądanie organu podatkowego, ksiąg podatkowych lub ich części oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej o ustalonej strukturze, stanowiących JPK. Podobnie jak w przypadku deklaracji podatkowych może być on przekazywany za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, np. płycie DVD.

Kogo dotyczą nowe obowiązki? Zgodnie z przepisami obejmują wszystkich przedsiębiorców prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych – samodzielnie lub za pośrednictwem innego podmiotu, np. biura rachunkowego. Ekspert z InsERT zaznacza, że mikrofirmy, mali i średni przedsiębiorcy do 30 czerwca 2018 r. mogą przekazywać dane fakultatywnie.

Nowa funkcjonalność

Jednolity Plik Kontrolny wymaga zmian w samych oprogramowaniach. Monika Litwicka, projektant systemów ERP w firmie Comarch podkreśla, że sposób tworzenia plików JPK jest różny w zależności od posiadanego oprogramowania. Bardzo często jest to funkcjonalność wbudowana w program. Ekspertka dodaje też, że część producentów zdecydowała się na stworzenie aplikacji zewnętrznych, które działają niezależnie od systemów finansowo-księgowych.

„W systemach COMARCH ERP została dodana dodatkowa funkcjonalność, która pozwala użytkownikom na tworzenie plików JPK, ich analizę oraz wysyłkę bezpośrednio na portal MF poprzez wykorzystanie usługi Web Service z elektronicznym podpisem. Przed wysłaniem plików JPK weryfikowana jest ich poprawność. Programy umożliwiają generację wszystkich plików wymaganych przez aktualne przepisy: JPK VAT (Ewidencja zakupów i sprzedaży VAT), JPK FA (Faktury VAT), JPK MAG (Magazyn), JPK KR (Księgi rachunkowe), JPK WB (Wyciągi bankowe). W przypadku COMARCH ERP OPTIMA można generować również JPK EWP (Ewidencja przychodów) i JPK PKPIR (Podatkowa księga przychodów i rozchodów). Dodatkowo istnieje możliwość eksportu szczegółowych danych do arkuszy kalkulacyjnych, gdzie można je  przeglądać i sprawdzać ich poprawność. Systemy COMARCH ERP pozwalają prowadzić pełne archiwum wygenerowanych plików, dzięki czemu istnieje możliwość kontroli wstecz oraz historii zmian” – wyjaśnia Monika Litwicka.

Jednolity format

Elektroniczne kontrole skarbowe były już znane w polskim systemie prawnym. Artur Wenne z InsERT zaznacza, że fundamentalną zmianą  jaka zaszła w procesie przekazywania informacji tego typu jest to, że muszą być udostępniane w jednolitym, łatwym do przetwarzania formacie, stosowanym przez wszystkie podmioty. Zdaniem eksperta pozwoli to fiskusowi na szybkie przeprowadzenie kontroli oraz automatyczną weryfikację danych.

Informacje o VAT

Zgodnie z przepisami obowiązującymi od paru miesięcy, informacje o prowadzonej ewidencji VAT, muszą być obowiązkowo przekazywane organom podatkowym za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Te z kolei, nie mają obowiązku wzywać do wykonania takich czynności, więc przedsiębiorca musi bezwzględnie sam o tym pamiętać.

Jak ma wyglądać taka informacja? Artur Wenne wyjaśnia, że ma ona mieć postać elektroniczną odpowiadającą strukturze JPK i ma być przekazywana na zasadach dotyczących przesyłania JPK, za okresy miesięczne w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, którego ta informacja dotyczy.

„Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników VAT czynnych prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych i jest wprowadzany etapami. W chwili obecnej do przekazywania informacji zobowiązani są duzi przedsiębiorcy. Od 1 stycznia 2017 r. obowiązkiem tym zostaną objęte małe i średnie firmy, a 1 stycznia 2018 r. dołączą do nich mikroprzedsiębiorcy” – podkreśla ekspert firmy InsERT. Dodaje też, że wcześniej takie rozwiązanie nie istniało w polskim systemie podatkowym. W praktyce, w związku z wymogiem prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej za pomocą programów komputerowych, od 1 stycznia 2018 r. stanie się ono powszechne dla wszystkich podatników VAT czynnych.

Zadania producentów oprogramowania

Rola dostawcy oprogramowania wydaje się być kluczowa. Powinien on dostarczyć na czas kompletne i na bieżąco aktualizowane narzędzie pozwalające zarządzać procesem tworzenia, weryfikacji oraz przekazywania JPK organom podatkowym – informuje InsERT.

W dużych firmach stopień skomplikowania procesów biznesowych i finansowo-księgowych jest większy, dlatego konieczne może okazać się zaangażowanie osób z zewnątrz, np. firm, które wdrażały rozwiązania IT w przedsiębiorstwie. Niezbędne może okazać się także przeprowadzenie zmian organizacyjnych.

„Użytkownicy programów InsERT, programów linii nexo – Subiekt nexo, Rewizor nexo, Rachmistrz nexo, linii GT – Subiekt GT, Rewizor GT, Rachmistrz GT oraz w systemu Navireo, w ramach aktywnego abonamentu, otrzymają wygodne i zrozumiałe w obsłudze rozwiązanie, spełniające opisane wyżej wymagania dotyczące obsługi JPK. Jako wiodący producent programów dla firm jesteśmy przygotowani na zapowiadane przez MF rozszerzenie pakietu struktur wchodzących w skład JPK. Będziemy także bacznie przyglądać się praktycznym aspektom wdrażania JPK i odpowiednio modyfikować nasze systemy. Nasi klienci mogą spać spokojnie” – wyjaśnia Artur Wenne, analityk InsERT.

Personel w gotowości

Zmiany wprowadzone przez rząd wymagają też odpowiedniego przygotowania pracowników, którzy będą odpowiedzialni za raportowanie. Jak zauważa Monika Litwicka z Comarch – zwieńczeniem prac  nad przystosowaniem systemów informatycznych pod kątem zgodności z poszczególnymi strukturami Jednolitego Pliku Kontrolnego jest przeszkolenie personelu. To on będzie  na co dzień zajmował się wykonywaniem operacji finansowo-księgowych i będzie odpowiedzialny za generowanie raportów dla organów skarbowych.

Ekspertka z firmy Comarch zaznacza, że istotną sprawą jest to, że niektórzy przedsiębiorcy powinni brać pod uwagę zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki podpis skutecznie zabezpiecza dokument przed jakimikolwiek zmianami.

Joanna Kowalska



tagi: Jednolity Plik Kontrolny, JPK, porady, przepisy, prawo,